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10 dicas para administrar melhor seu negócio

Pequenas empresas que adotam padrões de gestão têm maior lucro, são menos endividadas e investem mais. É o que mostra um estudo feito pela Serasa Experian, a pedido da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ). Segundo a pesquisa, as empresas que utilizam o Modelo de Excelência da Gestão (MEG), disseminado pela FNQ, registraram margem Ebtida de 19,9% em 2009 contra 14,6% das que não adotam o modelo. Elas também apresentaram menor nível de endividamento total sobre o patrimônio líquido (107% contra 116%) e aumentaram seus investimentos em 11,4% no ano – contra 8,2% de aumento registrado nas demais empresas do mesmo segmento de atuação.

“A sobrevivência das pequenas empresas depende da sua capacidade de competir no mercado. Ao identificar suas principais necessidades, a empresa consegue adotar um sistema que aprimore sua gestão, aumente sua competitividade e proporcione mais chances de sucesso”, destaca o diretor executivo da FNQ, Ricardo Correa.

Confira a seguir 10 dicas do executivo para administrar melhor seu negócio, aumentando suas chances de sucesso:

1. Faça um planejamento estratégico
Estabeleça estratégias para alcançar os objetivos da empresa, levando em conta informações relativas a clientes, mercados, fornecedores, colaboradores, sua capacidade de prestar serviços, produzir e vender. “Isso permite posicionar a organização de forma competitiva e garantir a sua continuidade”, garante Correa. Não basta fica só no planejamento. O próximo passo é criar planos de ação, definindo responsáveis, prazos e recursos necessários para a execução de atividades que visam atingir as principais metas e estratégias.

2. Promova melhorias contínuas
Inovar nos produtos, serviços, processos e métodos de gestão é um passo fundamental para garantir o crescimento do negócio. Ouça as contribuições de colaboradores e busque informações no mercado – as fontes podem ser outras empresas, concorrentes, universidades, centros de pesquisa e associações, entre outras. “A implantação de um programa permanente de melhoria e busca pela excelência contribui para o aumento da competitividade da empresa”, ressalta Correa.

3. Controle o desempenho
A criação de indicadores e metas que permitam controlar as principais atividades e analisar o desempenho do negócio é essencial para garantir uma boa gestão. “Reuniões regulares com os dirigentes da organização são fundamentais para mensurar os resultados obtidos e tomar medidas corretivas, quando necessário”, aponta o diretor da FNQ. Os indicadores e metas devem contemplar as principais áreas da empresa, entre elas finanças, produção, vendas, fornecedores, clientes, colaboradores e questões ambientais.

4. Não descuide das finanças
Fique de olho no fluxo de caixa e tenha sempre um plano orçamentário para, no mínimo, um ano. Correa ressalta que essa é “uma boa estratégia para assegurar a disponibilidade de recursos para a compra de materiais e serviços, o pagamento de funcionários e despesas, além do investimento em equipamentos para comercialização, prestação de serviços, produção e entrega”.

5. Organize as informações
Informações necessárias para a execução das atividades da empresa, análise e condução dos negócios devem ser organizadas em um sistema padronizado, que inclua ferramentas e tecnologias eficazes para atender as necessidades dos colaboradores. “A empresa deve compartilhar as informações a fim de permitir a execução adequada das funções. Quando registradas e documentadas, essas informações possibilitam a continuidade das atividades em caso de substituição de profissionais”, recomenda Correa.

6. Fique de olho na concorrência
Obtenha regularmente informações comparativas de outras empresas do mesmo segmento. “Essa prática é funcional para estimular as organizações a adotarem novas práticas e métodos de melhoria dos serviços, produtos e processos”, explica o diretor da FNQ.

7. Ouça os clientes
Organizar a carteira de clientes, agrupando-os por perfis similares, permite ao empreendedor identificar melhor suas necessidades e formatar serviços e produtos mais adequados para atendê-los. “Considerando as diferenças de cada cliente, é possível divulgar e oferecer produtos e serviços no canal mais adequado para atingi-los e despertar o interesse”, explica Correa. Promover avaliações periódicas de satisfação e criar canais adequados para ouvir as reclamações e sugestões também é importante. “É a melhor forma de identificar oportunidades de melhoria”, diz o especialista.

8. Gerencie os colaboradores
Defina claramente as funções e responsabilidades dos colaboradores, deixando claro a participação de cada um para o sucesso do negócio. Também é importante oferecer capacitação aos colaboradores, criando planos de treinamento. “A organização deve ajudar a desenvolver as habilidades e conhecimentos dos colaboradores para exercer as atividades diárias”, afirma.

9. Promova a qualidade de vida
Adote ações que garantam o bem-estar e a satisfação dos colaboradores, oferecendo benefícios adicionais aos exigidos por lei, como confraternizações e áreas de lazer. “Criar um ambiente mais participativo e agradável é essencial para proporcionar motivação para a realização do trabalho”, diz Correa.

10. Invista em responsabilidade social e ambiental
“Mais do que nunca, é importante estar atento ao consumo consciente, com o uso controlado de água, energia elétrica e papel, bem como o descarte correto de sobras de produção, lixo, lâmpadas fluorescentes, cartuchos de impressora e embalagens”, afirma Correa. Prestar atenção aos danos que as atividades e instalações da empresa causam ao meio ambiente é essencial. Promova também ações e projeto sociais, conscientizando e envolvendo os colaboradores. “Dessa forma, é possível contribuir para o desenvolvimento sustentado da organização e do país”, destaca o executivo.

Fonte: Exame